vaasan kaupungin henkilöstöpalvelut

Kehityskeskustelut / Utvecklingssamtal

Kehityskeskustelut on tuotu selkeästi esille yhtenä henkilöstöjohtamisen välineistä Vaasan kaupungin henkilöstöstrategiassa. Oikeudenmukaisen johtamisen yhtenä keinona mainitaan työpaikkakokous- ja kehityskeskusteluosaamisen vahvistaminen. Osaamisen kehittämisen perustana on osaamiskartoitus, joka kartoitetaan ja päivitetään kehityskeskustelujen yhteydessä. Myös kannustavaan ja oikeudenmukaiseen palkkauksen toteuttamiseen hyödynnetään kehityskeskusteluja.

Vaasan kaupungin yhteistoimintasopimus velvoittaa jokaisen esimiehen käymään kehityskeskustelut omien alaistensa kanssa. Jokaisella Vaasan kaupungin työntekijällä on oikeus käydä vuosittainen kehityskeskustelu esimiehensä kanssa. Kehityskeskustelun onnistuminen on sekä esimiehen että alaisen vastuulla. Onnistunut kehityskeskustelu on vuoropuhelua, jonka tavoitteena on kummankin osapuolen kehittyminen. Onnistunutta kehityskeskustelua ei voi käydä yksin.

Kehityskeskustelun tarkoitus ja tavoitteet

Kehityskeskustelulla tarkoitetaan esimiehen ja alaisen välillä käytävää ennalta sovittua ja valmisteltua keskustelua, joka toteutetaan säännöllisin väliajoin, vähintään kerran vuodessa. Keskustelun tarkoituksena on sopia työn tavoitteista, arvioida työn tuloksia ja tukea osaamisen kehittymistä.

Kehityskeskustelu:

  • edistää luottamuksen ja avoimuuden syntymistä työyhteisössä
  • on hyvä väline esimiehelle ja alaiselle tutustua toisiinsa
  • on työväline työyhteisön tavoitteen asettelussa, työsuoritusten arvioinnissa ja työntekijöiden osaamisen kehittämisessä
  • yhdistää organisaation ja yksittäisen työntekijän tavoitteet konkreettisiksi toiminnoiksi ja kehittymissuunnitelmiksi
  • motivoi esimiestä, alaista ja koko työyhteisöä
  • on avain parempiin työtuloksiin ja hyvinvoivaan työyhteisöön

Kehityskeskustelussa henkilöstö saa tiedon, mitä tuloksia häneltä odotetaan ja miten hän on tähän asti suoriutunut tehtävistään.  Henkilöstölle keskustelu antaa hyvän mahdollisuuden kertoa omia näkemyksiään ja toiveitaan työtehtäviin, omaan osaamiseensa ja työympäristöön liittyvissä asioissa.

Kehityskeskusteluihin tulisi saada luottamukseen perustuva ilmapiiri, jota rakennetaan avoimuuden, osallistumisen, toisen kunnioittamisen ja vuorovaikutuksen avulla. Toistuessaan hyvä kehityskeskustelu auttaa luottamuksen rakentamisessa.

Toimiva kehityskeskustelujärjestelmä on pitkäjännitteisen työn tulos. Ensimmäiset keskustelut ovat osa järjestelmän käyttöönottoon liittyvää prosessia eikä niistä voi odottaa välittömiä tuloksia. Sekä esimies että alainen harjaantuvat kehityskeskustelujen käymiseen vain kokemuksen kautta. Jos keskusteluja käydään ensimmäistä kertaa ja keskustelujen hyödyllisyyden arviointi perustuu tähän harjoittelukokemukseen ollaan väärillä jäljillä. Vain sekä esimiehen että työntekijän molemminpuolinen harjaantuminen arviointiin ja palautteen antamiseen parantaa koettua hyödyllisyyttä.

Säännöllisesti käydyt kehityskeskustelut tehostavat henkilöresurssien käyttöä, luovat parempaa johtamisilmastoa ja lisäävät henkilöstön työmotivaatiota sekä ennen kaikkea parantavat työyhteisön työhyvinvointia.

Kehityskeskusteluihin valmistautuminen

  1. Toimintayksikön johtajan tehtävänä on päättää kenen kanssa kukin käy keskustelunsa. Yleensä ylin esimies aloittaa keskustelut lähimpien päällikköjensä kanssa, jotka sitten vuorostaan keskustelevat lähimpien alaistensa kanssa jne.
  2. Valmistaudu selvittämällä tärkeysjärjestykset, työn organisointi ja mitä odotat eri tehtävissä toimivilta
  3. Työyhteisölle kerrotaan hyvissä ajoin kehityskeskustelujen tarkoitus ja aikataulu
  4. Keskusteluajankohta sovitaan vähintään viikkoa ennen
  5. Varaa kehityskeskustelulle riittävästi aikaa (1-2 h)
  6. Varmistetaan rauhallinen ja häiriötön tila, jossa puhelin ei soi eikä muut työntekijät/asiakkaat häiritse, mieluiten muualla kuin kummankaan työhuoneessa
  7. Työntekijöille annetaan selkeät valmistautumisohjeet, jaetaan etukäteen lomake, jossa hän pohtii oman osaamisen tasonsa, tuloksensa, tavoitteensa, kehittämistarpeensa ja arvioi esimiehen johtamistapaa
  8. Kehityskeskustelussa kumpikin osapuoli tekee muistiinpanoja, mikä voi kuitenkin häiritä keskustelun luontevuutta
     -> tärkeimmät keskustelussa sovitut asiat voidaan panna paperille vasta keskustelun jälkeen

Sekä esimiehen että alaisen huolellinen valmistautuminen on onnistuneen kehityskeskustelun edellytys. Valmistautuminen tapahtuu miettimällä ennakkoon annettuja kysymyksiä. Keskustelun runkona voit käyttää oheista kehityskeskustelulomaketta (word). Lomake on viitteellinen ja jokainen esimies voi muokata ja kehittää sitä omiin tarpeisiin.

Ohessa on myös henkilökohtaisen työsuorituksen arviointilomake (kvtes) (word). Työsuorituksen arviointi on osa edellisen kauden arviointia ja siten osa kehityskeskustelua.

Valmis kysymyslista auttaa pääsemään nopeasti asiaan ja varmistaa, että kaikki aiotut teemat käydään läpi. Keskustelussa on syytä kuitenkin olla joustava mahdollisten uusien esille nousevien asioiden käsittelylle.

Käytännöt muotoutuvat kokemusten  ja niiden arvioinnin myötä. Parasta on toimia omaan persoonallisuuteen ja työyhteisön kulttuuriin sopivalla tavalla. Tärkeintä on vilpitön kiinnostus työntekijän työtilanteeseen. Jokainen onnistunut kehityskeskustelu synnyttää aina mielenkiinnon käydä uusia  keskusteluja.

Kehityskeskustelun toteutus ja sisältö

Kehityskeskusteluissa olisi pyrittävä luomaan luonteva ilmapiiri siten, että keskusteluista muodostuu osa työpaikan normaalia toimintaa.

Keskustelu ei saa muodostua esimiehen taikka alaisen yksinpuheluksi, vaan viestinnän pitää olla kaksisuuntaista. Tämä vaatii esimieheltä kykyä tehdä kysymyksiä, jotka innostavat ja kannustavat alaista positiiviseen keskusteluun. Lisäksi se vaatii molemmilta osapuolilta taitoa kuunnella ja keskittyä siihen, mitä toinen sanoo.

Hyvä kuuntelija

  • ei keskeytä
  • ei kiirehdi liikaa
  • on tarkkaavainen
  • pysyy aiheessa
  • toistaa joitakin kuulemiaan sanomia
  • reagoi kuulemaansa
  • tekee selventäviä kysymyksiä
  • katsoo kuunneltavaan

Keskustelussa on tarkoitus antaa palautetta tapahtuneesta toiminnasta ja työn suorittamisesta. Palaute pitää antaa ottaen huomioon toisen osapuolen ominaisuudet siten, ettei keskusteluilmapiiri kärsi. Tällä tavalla esimies pyrkii rakentavaan ohjaukseen.

  • muista, että keskustelu on tasavertainen kohtaaminen
  • asennoidu keskusteluun varauksettomasti
  • alainen on kehityskeskustelun päähenkilö, jolloin suurin osa puheajasta on alaisen käytössä,
  • luo rohkaiseva, avointa keskustelua tukeva ilmapiiri
  • ole läsnä, kuuntele aktiivisesti
  • ilmaise ajatuksesi rehellisesti ja rohkeasti
  • ole valmis antamaan ja vastaanottamaan palautetta

Kehityskeskusteluista saatavat hyödyt

Kehityskeskustelujen avulla esimies saa lisätietoja alaisistaan, heidän kehittymistarpeistaan ja –mahdollisuuksistaan sekä koulutustarpeista. Samalla hän saa palautteen johtamistavastaan ja sen kehittämistarpeista.

Alainen saa näkemyksen nykyisistä ja tulevista tavoitteista, omista kehittymismahdollisuuksistaan sekä esimiehen asenteista ja johtamistavoista. Hän saa myös esimieheltään palautetta toiminnastaan.

Säännöllisesti käydyt kehityskeskustelut tehostavat henkilöresurssien käyttöä, luovat parempaa johtamisilmastoa ja lisäävät –henkilöstön työmotivaatiota sekä ennen kaikkea parantavat työyhteisön työhyvinvointia.

Seuranta

  • kehityskeskustelussa sovitut asiat kirjataan ylös erilliseen yhteenvetolomakkeeseen tai kehityskeskustelulomakkeeseen tätä varten varattuun tilaan.
  • sovitut asiat voivat olla esim. tavoitteita, henkilökohtaisia kehittymistarpeita ja kehittämistoimenpiteitä, aikatauluja ja vastuuhenkilöitä.
  • sovittujen asioiden kirjaaminen on tärkeää, jotta toimintakauden aikana ja viimeistään seuraavassa keskustelussa voidaan palauttaa mieleen nämä asiat.
  • kehityskeskustelun yhteenveto toimii seuraavan kehityskeskustelun pohjana.

Yhteenvetojen avulla on esimiehen myös mahdollista tunnistaa työyhteisönsä kehittämisalueita ja henkilöstön yleisimpiä koulutustarpeita.

Niitä voidaan käyttää pohjana esim. suunniteltaessa seuraavan toimintakauden henkilöstökoulutusta ja työyhteisön kehittämishankkeita. On suositeltavaa, että keskeisimmistä asioista laadittaisiin myös kooste, jota voidaan käsitellä yhdessä henkilöstön kanssa esim. yksikköpalaverissa.

Ryhmäkehityskeskustelut

Ryhmäkeskustelua voidaan pitää kahdenkeskisen kehityskeskustelun lisänä. Ryhmissä pidettävät keskustelut ovat tarkoituksenmukaisia ainakin, kun esimiehen alaisuudessa on paljon samantyyppistä työtä tekeviä työntekijöitä. Ryhmässä työnsä näkee useammasta näkökulmasta ja se voi olla myös työryhmän ryhmätunnetta lisäävä tekijä. Ryhmäkeskustelun avulla myös työyhteisön tiedonkulku paranee.

Esimerkkejä yksikön yhteisissä tai ryhmäkohtaisissa kehityskeskusteluissa käsiteltävistä teemoista:

  • yksikön tai ryhmän perustehtävä ja rooli organisaatiossa
  • edellytykset ja vaatimukset perustehtävän täyttämiseksi
  • onnistuminen tavoitteiden saavuttamisessa - Missä oltiin hyviä? Missä on kehittämisen varaa?
  • yksikön työtehtävien organisointi ja työnjako
  • yksikön työskentelyilmapiiri ja yhteistyösuhteet
  • yhteiset pelisäännöt, toimintatavat ja arvot
  • yksikön haasteet lähitulevaisuudessa

Lähteet:

Kunnallinen työmarkkinalaitos: ”Viestimme välittömästi”
Seppo Luoto, Vaasan yliopisto: ”Organisaatioviestintä”
Helsingin yliopisto: ”Kehityskeskusteluohjeita lähiesimiehelle”
Valpola Anneli: ”Kehityskeskustelun mahdollisuudet”
Kansanen Olli – Cannon Fred: ”Esimies valmentajana – yhteistyöllä tuloksiin”
Ukkonen Otto: ”Esimies – alaiskeskustelu”