vaasan kaupungin henkilöstöpalvelut

Virkojen ja toimien täyttämismenettely

På personalplanering baserat förfarande gällande tillstånd att tillsätta tjänser och befattningar fr.o.m. 1.2.2016

Henkilöstösuunnitteluun pohjautuva virkojen ja toimien täyttölupamenettely 1.2.2016 alkaen

Kaupungin tavoitteena on edelleen vähentää kaupungin henkilöstökuluja 100 henkilötyövuoden verran vuosittain vuoden 2016 loppuun saakka (KH 10.6.2013). Tavoitteena on ensisijaisesti vähentää vakituista henkilökuntaa lähtövaihtuvuutta hyödyntäen.

Lähtökohtana on toimialan henkilöstösuunnittelu. Käyttösuunnitelmissa on vahvistettu yksikkökohtaiset henkilöstökulut säästövelvoitteet huomioiden.  Jatkossa palvelurakenne- ja organisaatiomuutokset, ja niistä johtuvat henkilöstövaikutukset tuodaan kaupungin johtoryhmän käsittelyyn kokonaisuutena toimialan henkilöstösuunnitteluryhmän käsittelyn jälkeen.

Täyttölupamenettelyssä viime kädessä toimialajohtajalla on toimialansa osalta oikeus evätä esitetty täyttölupa (tai myöntää se määräaikaisena):

-  mikäli palkkamäärärahat eivät ole budjetissa,
-  asetettuja säästö- ja kehittämistavoitteita ei saavuteta tai toiminta ei sisälly talousarvioon tai 
-  rekrytointi on muuten epätarkoituksenmukainen
-  huomioitava myös ostopalveluiden suhde rekrytointiin: mikäli ostopalvelukulut (konsultit, vuokratyövoima) kasvaa merkittävästi, on tulosaluejohtajien ja controllereiden tehtävänä puuttua asiaan

Virkojen ja toimien täyttölupamenettely 1.2.2016 alkaen pohjautuu nykyiseen täyttölupamenettelyyn. Tietyt ammattiryhmät ja määräaikaisuudet on siis jatkossakin vapautettuja täyttölupamenettelystä.

1) Täyttölupamenettelystä vapautetut (vakituiset ja vakituisten sijaiset):

Sosiaali- ja terveystoimi

- hoito ja hoivahenkilöstö: sairaanhoitaja, terveydenhoitaja, perushoitaja, hoitaja, kodinhoitaja
- hammashoitajat, suuhygienistit
- sosiaalityö: sosiaalityöntekijä, sosiaaliohjaaja, ohjaaja, muut ohjaajat ja hoitajat ympärivuorokautisissa palveluissa
- lääkärit ja hammaslääkärit
- psykologit

Sivistystoimi:

- varhaiskasvatus (lastenhoitajat, lastentarhanopettajat, päiväkotityöntekijät, avustajat, perhepäivähoitajat)
- opetushenkilöstö ja tuntiopettajat (perusopetus, toinen aste, VAKK, opistot)
- näyttelijät, produktiokohtainen ammatillinen henkilöstö
- orkesteri muusikoiden osalta

Tekninen toimi:

- ruokapalvelutyöntekijät
- henkilöstösuunnitelmien mukaiset hyväksytyt rekrytoinnit voidaan laittaa sisäiseen hakuun ilman täyttölupamenettelyä (ulkoinen haku edellyttää edelleen täyttölupaa)

Keskushallinto:

- pelastuslaitoksen hoito- ja pelastushenkilöstö

Huom:

- Ennen täyttöluvasta vapautetun tehtävän vakituista täyttämistä tulee esimiehen tehdä sähköinen ilmoitus. Tällä varmistetaan, että uudelleensijoitettavat tulevat kartoitetuksi tehtävää täytettäessä
- Terveydellisistä sekä muista syistä (toiminnalliset, taloudelliset) uudelleensijoitettavat ovat etusijalla avoimiin toimiin.
- HR-controller kuittaa ilmoituksen, minkä jälkeen täytössä voidaan edetä

2) Täyttölupaprosessi muiden toimien, virkojen osalta (vakituiset ja määräaikaiset)

Vakituiset:

- muut kuin kohdassa 1.mainitut täyttöluvat käsitellään noin kuukauden välein toimialan henkilöstösuunnitteluryhmässä
- Hallinnon eli johdon, hallinnollisten esimiestehtävien, asiantuntijatehtävien /projektitehtävien sekä hallinnollisten tukipalveluiden täyttöluvat käsitellään henkilöstösuunnitteluryhmissä.    

Määräaikaiset:

- määräaikaiset sijaiset alle 6 kk - palkkaava viranomainen
    ¤ ensimmäinen sopimus
    ¤ mahdollinen jatko hr-controllerin* kautta ”perusteettoman” ketjutuksen estämiseksi

 - määräaikaiset sijaiset yli 6 kk - palkkaava viranomainen
    ¤ Hr-controllerin* lausunto edellytyksenä
    ¤ määrämuotoinen (sähköinen) lomake

- yli 12 kk sijaiset - toimialan henkilöstösuunnitteluryhmä
- muut määräaikaisuudet (ei vakituisen sijainen, esim. projektityöntekijä) kestosta riippumatta aina toimialan henkilöstösuunnitteluryhmään

       *-merkityt keskushallinnon osalta keskushallinnon henkilöstösuunnitteluryhmän päätöksellä

 

3) Täyttölupaa ei tarvita, mikäli kyseessä on:

- oppisopimus
- työtön henkilö, joka otetaan palkkatuettuun työhön tai vuorotteluvapaasijaiseksi
- kuntouttava työtoiminta
- kesätyöntekijä (keskushallinnon kautta hyväksytty kesätyöntekijämääräraha)
    ¤ huom. määräajat kuten yllä kohdassa 2.
- yliopisto- tai korkeakouluharjoittelija yms. työsopimussuhteeseen tulevat harjoittelijat
    ¤ huom. määräajat kuten yllä kohdassa 2.

Henkilöstösuunnitteluryhmien tehtävät 1.2. alkaen:

- toimialan henkilöstösuunnittelun koordinointi
- käsitellä toimialan täyttöluvanvaraiset täyttöluvat 
- käsitellä palvelurakenne- ja organisaatiomuutoksista johtuvat henkilöstövaikutukset

Toimialajohtajat ja controllerit tarkentavat toimialakohtaisesti täyttölupamenettelyä sekä henkilöstösuunnitteluun ja henkilöstökulujen seurantaan liittyvää prosessia.

 

Täyttölupa-asioita koskeviin tiedusteluihin vastaa henkilöstöpalveluissa 
henkilöstöjohtaja Leena Kaunisto, puh. 325 1100.


Kaupunginhallituksen yleisjaosto 27.1.2016 § 16